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Microsoft Office 365: Office-Dokumente aus und in der Cloud

Das neue Microsoft Office ist nicht einfach eine lokale Software, sondern bringt viele Online-Funktionen mit sich. So können vertrauliche Dokumente unbedacht in eine Cloud geraten.

 

Das Office ist nicht mehr im Büro

Die klassische Bürotätigkeit gibt es zwar noch, doch sie hat viele neue Facetten bekommen. Office-Dokumente werden nicht mehr nur am Schreibtisch im Unternehmen erstellt und bearbeitet, sondern auch unterwegs im Zug, im Hotel, auf der Messe oder daheim im Wohnzimmer. Die Computerarbeit wird immer flexibler. Mobile Endgeräte wie Tablets, aber auch Cloud Computing machen’s möglich. So lassen sich Office-Lösungen mittlerweile nutzen, ohne sie auf dem jeweiligen Endgerät zu installieren. Office-Programme laufen dann in der Cloud, Office-Dokumente werden in einer Cloud gespeichert und bearbeitet.

Dokumente sind nicht mehr an Gerät und Ort gebunden

Microsoft Office steht inzwischen geräteübergreifend auf iPhones, iPads, Android-Smartphones, Android-Tablets und durch Windows 10 auch für Windows Phone und Windows Tablet zur Verfügung. Von verschiedenen Geräten aus lässt sich auf die Office-Funktionen und auf die Office-Dokumente zugreifen. Die große Unabhängigkeit und Flexibilität bedeutet aber auch, dass es nicht mehr so einfach ist, zu sagen, wo sich ein Dokument befindet. Denn es ist irgendwo in der Cloud. Bei Dokumenten, die vertraulich sind und geschützt werden müssen, ist dies kein wirklich gutes Gefühl. Deshalb ist eine wesentliche Forderung der Datenschützer, dass bei Cloud Computing immer klar sein muss, wo sich die Daten genau befinden.

Lokales Office lässt sich mit Cloud kombinieren

Nutzern unter anderem je Anwender 1 TB Datenspeicher mit Freigabeoption sowie Office-Apps auf Tablets und Smartphones zur Verfügung. Das lokale Office hat dann womöglich Außenstellen auf den mobilen Endgeräten sowie einen großen Speicherplatz in der Microsoft-Cloud im Gepäck. In diesem Fall kommt es sehr genau auf die Zugangskontrolle und auf die Dokumentenfreigaben an.

Dokumente müssen vor ungewollter Freigabe geschützt werden

Office 365 als Cloud-Lösung soll nicht nur das flexible, sondern auch das vernetzte Arbeiten unterstützen. Deshalb lassen sich Dokumente auch für andere Nutzer freigeben. Die Einladung zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten erfolgt in der Regel durch Weiterleitung eines Dokumenten-Links per E-Mail. E-Mails jedoch können bekanntlich an den falschen Empfänger geschickt oder als unverschlüsselte Nachricht abgefangen und ausspioniert werden. Deshalb sollte unbedingt zusätzlich ein Passwort für den Dokumentenzugriff verlangt und nur genau definierte Nutzer zur Bearbeitung und Einsicht zugelassen werden. Dokumentenfreigaben müssen immer sehr genau geprüft werden.

Ein Office aus der Wolke braucht einen klaren Blick

Eine Office-Lösung aus der Cloud wie Microsoft Office 365 bedeutet, dass Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationserstellung in der Cloud erfolgen können, die Dokumente damit also dann zu Cloud-Dateien werden können. Ob dies den Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens entspricht, wird vom Schutz-bedarf der Daten abhängen. In jedem Fall sollten Sie so praktisch klingende Funktionen für die Online-Zusammenarbeit nicht unüberlegt einsetzen. Moderne Office-Lösungen aus der Cloud erfordern auch einen Datenschutz für die Cloud – und nicht nur einen Datenschutz am Büroarbeitsplatz.

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Frage: Dokumente werden nur dann in der Cloud gespeichert, wenn ich sie dafür freigebe. Stimmt das?

  1. Ja, andernfalls landen die Dokumente auf der Festplatte.
  2. Nein, wenn eine Office-Lösung als geräteübergreifend bezeichnet wird, ist das Speichern in der Cloud nicht die Ausnahme, sondern die Regel.

Lösung: Die Antwort 1. ist richtig. Jedes Unternehmen und jeder Nutzer sollte prüfen, welchen Standard-Speicherort die Office-Lösungen vorsehen. Oftmals ist das Speichern in der Cloud der Standard. Ändern Sie dies über die Einstellungen, sodass nicht fortlaufend jedes (vertrauliche) Dokument automatisch in der Cloud landet. Frage: Werden Dokumente über die Cloud an Dritte weitergegeben, können nur diese die Dateien öffnen. Ist das so?

  1. Das kommt auf die Sicherheitsmechanismen der Office-Lösung an.
  2. Natürlich, denn die Freigabe erfolgt immer für bestimmte Personen.

Lösung: Die Antwort 1. ist dieses Mal richtig. Wenn die Freigabe durch Weiterleitung eines Links zum Speicherplatz in der Cloud stattfindet, kann jeder Empfänger des Links das Dokument öffnen. Wird eine unverschlüsselte Mail zur Weitergabe des Links genutzt, könnte die Mail fehlgeleitet oder abgefangen werden. Deshalb sollten Sie zusätzlich zumindest Passwortabfragen vorsehen. Dabei darf das Passwort nicht in der Mail genannt sein.