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Interne Sperrvermerke für gefährdete Kunden?

Bürger, die persönlich gefährdet sind, können von Behörden in manchen Registern „Sperrvermerke“ eintragen lassen. Ihre Daten dürfen dann entweder gar nicht weitergegeben werden oder nur unter besonderen Vorsichtsmaßnahmen. Hat das Auswirkungen darauf, wie ein Unternehmen mit Daten solcher Personen umgehen darf?

Schutz gefährdeter Personen durch Behörden

Jeder, der eine Wohnung bezieht, muss sich beim Einwohnermeldeamt anmelden. Seine Daten kommen ins Melderegister. Normalerweise ist das eine völlig unspektakuläre Angelegenheit.

Es gibt allerdings auch Spezialfälle. So kann es vorkommen, dass ein Polizist persönlich gefährdet ist, weil sich Kriminelle an ihm rächen wollen. Er kann dann beantragen, dass für ihn im Melderegister eine Auskunftssperre eingetragen wird. Die Sperre soll verhindern, dass seine Adresse den falschen Leuten in die Hände fällt.

Auskünfte über die aktuelle Anschrift sind ohne eine solche Sperre relativ leicht zu erhalten. Zwar muss man dabei zumindest den Namen und den Vornamen der gesuchten Person nennen können. Gerade bei seltenen Namen stellt das aber keine große Hürde dar.

Auswirkungen auch auf Unternehmen?

So weit, so gut. Bis dahin ist das eine behördeninterne Angelegenheit, die Unter-nehmen normalerweise nicht weiter interessiert. Das ändert sich freilich sofort, wenn ein solcher Bürger mit Auskunftssperre von einem Unternehmen verlangt, ihn ebenfalls besonders zu schützen. Solche Forderungen häufen sich inzwischen.

Teils extreme Forderungen von Kunden

Manche Kunden gehen sogar so weit, dass sie verlangen, auch im Unternehmen so etwas wie eine interne Auskunftssperre zu bekommen. Sie soll bewirken, dass normale Unternehmensmitarbeiter keinen Zugriff mehr auf die Daten dieses Kunden haben.

Ein Zugriff soll nur noch ausgewählten, besonders vertrauenswürdigen Mitarbeitern möglich sein.

Was auf den ersten Blick durchaus nachvollziehbar wirken mag, behindert bei näherem Hinsehen die Arbeitsabläufe erheblich. Gäbe es einen solchen Anspruch, müsste die Datenverarbeitung entsprechend angepasst werden. Außerdem wären besondere Mitarbeiter auszuwählen. Also alles keine Kleinigkeiten!

Position der bayerischen Datenschutzaufsicht

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat in seinem Tätigkeitsbericht 2015/2016 klar Position bezogen, wie mit solchen Forderungen umzugehen ist. Es hebt Folgendes hervor:

  • Unternehmen dürfen Daten ohnehin nur verarbeiten, wenn dies für die Tätigkeit des Unternehmens erforderlich ist.
  • Ist diese Voraussetzung gegeben, dürfen alle Mitarbeiter Zugriff auf die Daten erhalten, die sie für ihre Arbeit brauchen. So muss etwa die Buchhaltung auf die Daten aller Kunden zugreifen können, bei denen noch eine Rechnung offen ist.
  • Zugriffsbeschränkungen, die darüber hinausgehen, kann kein Kunde verlangen. In den Datenschutzgesetzen, die für Unter-nehmen gelten, gibt es keine Regelungen über so etwas wie Sperrvermerke oder Auskunftssperren.
  • Ist im Register einer Behörde ein Sperrvermerk, eine Auskunftssperre oder etwas dergleichen eingetragen, dann hat dies nur für die Arbeit dieser Behörde Bedeutung. Auswirkungen auf Unternehmen ergeben sich dagegen nicht.

Vorsicht vor Überinterpretationen!

Dies ist eine wichtige Klarstellung. Sie darf allerdings auch nicht überinterpretiert werden. So kann Folgendes vorkommen:
In einem Einwohnermelderegister ist für einen Bürger eine Auskunftssperre wegen Gefährdung eingetragen.

Ein Unternehmen möchte vom Einwohnermeldeamt die aktuelle Anschrift dieses Bürgers erfahren. Der Grund: Es ist noch eine Rechnung offen, und der Bürger ist umgezogen, ohne dem Unternehmen seine neue Anschrift zu melden.

Nach einigen Wochen teilt die Behörde die aktuelle Anschrift schließlich mit. Dabei macht sie allerdings eine besondere Auflage. Sie legt fest, dass die Anschrift nur für den Zweck verwendet werden darf, um den es bei der Anfrage ging. Das ist gewissermaßen der Preis dafür, dass das Unternehmen die Anschrift erhält, obwohl eine Auskunftssperre eingetragen ist.

Erst denken, dann Daten weitergeben!

Folge für die Praxis: Die Adresse darf nur zu dem Zweck verwendet werden, den Kunden wegen der konkreten Rechnung anzusprechen. Unzulässig wäre es dagegen, ihm beispielsweise Werbung an diese Adresse zu schicken. Und dass jegliche Weitergabe der Anschrift an Stellen außerhalb des Unternehmens verboten ist, versteht sich von selbst.

Das gilt auch, wenn „befreundete Unternehmen“ anfragen, die ebenfalls nach der aktuellen Anschrift suchen.